La Comunicación

“No hablaba conmigo. Me hubiese gustado dialogar con él para saber qué es lo que quería de mi juego en lugar de tenerlo que averiguar” declaraciones que hacia Paco Ferrando (ex jugador del Valencia CF) al diario deportivo Superdeporte acerca de su relación con Alfredo Di Stéfano.

La comunicación es algo básico y necesario entre los seres humanos, es la base de nuestras relaciones. Es el proceso social más importante de la humanidad, pues permite socializarse. Para un Project Manager, es una herramienta fundamental, gracias a la cual puede desarrollar funciones como la coordinación y la gestión. La comunicación es uno de los factores que influye en el éxito o fracaso de un proyecto. La falta de comunicación nos va a alejar del éxito.

Al hablar de comunicación debemos repasar algunos conceptos, aunque solo sea mentalmente a modo de ”Brainstorming”: emisor, receptor, mensaje, canal, código. Comunicación oral o escrita. Pero comunicar no solo implica las palabras que utilizamos al hablar, sino también debemos tener en cuenta la comunicación no verbal. Se dice que en una conversación, solo el 7% son las palabras, el resto nos lo trasmite el cuerpo, las manos, la cara, la voz. Algunas situaciones aparentemente imperceptibles nos comunican mucho más que una palabra, la forma de dar la mano, cómo te sientas, los gestos y expresiones, el tono de voz.

Hemos hablado de la comunicación, sabemos de su importancia, pero, ¿sabemos comunicar? Manuel Campo Vidal, en su libro “¿Por qué los españoles comunicamos tan mal?” (Plaza&Janes) hace una reflexión y crítica de cómo nos comunicamos. A continuación, dejo algunas frases de M. Campo Vidal:

“La comunicación no es solamente hablar” 

“Hablar mucho, en ocasiones es peor, porque diluyes el mensaje…” 

“Una cosa es hablar mucho, muy rápido y muy alto, y otra muy distinta es saber comunicar con eficacia”  

“En España se escucha poco, hay que escuchar, escuchando se aprende mucho del otro…”

Campo Vidal, al final de su libro, propone un decálogo de consejos para comunicar mejor, lo resume en los siguientes aspectos:

1.           Vencer el miedo escénico.
2.           Comunicar los mensajes con eficacia.
3.           El valor del silencio.
4.           Con powerpoint o sin él.
5.           El uso de la voz.
6.           Comunicación no verbal.
7.           El público objetivo.
8.           Controlar el tiempo y el espacio.
9.           Crisis.
10.           Elaborar un buen discurso.

Para que exista una buena comunicación, ésta debe ser bidireccional, debe haber una retroalimentación. Para una comunicación efectiva, debemos practicar la escucha activa, escuchar y entender la comunicación y comprender el punto de vista del otro. Aspectos que ayudan a una escucha activa son por ejemplo las palabras de refuerzo y reafirmación, parafrasear y resumir con palabras propias, esto demuestra que estás atento y sirve para comprobar que has comprendido correctamente lo que el otro te quiere decir. Y por supuesto, necesita empatía (según RAE: identificación mental y afectiva de un sujeto con el estado de ánimo del otro) A continuación, como ejemplo de lo que no se debe hacer, os dejo un fragmento de la película Love Actually en la que no se muestra ningún tipo de empatía hacía el cliente, haciendo del negocio un fracaso. Por problemas técnicos no he podido subir el vídeo, pinchar el enlace a YouTube

LOVE ACTUALLY - Comprando una joya

Un Project Manager, cuando tiene un proyecto en sus manos una de las cosas que debe hacer es planificar las comunicaciones, cuándo y cómo se establecen las comunicaciones. Deberá definir las políticas de comunicación, los objetivos, los mensajes a enviar, los grupos de involucrados, los medios a emplear, y finalmente un esquema y un programa de comunicaciones.

Un ejemplo cercano, lo tenemos en muchos estudios de arquitectura, donde es muy común, que ellos hagan el diseño, pero el cálculo estructural lo envían a un calculista. En este punto, se genera un flujo de información que debe gestionarse con sumo cuidado, lo que podríamos llamar gestión de cambios. Me he encontrado problemas en proyectos por contradicciones ya que no todos los miembros del equipo trabajan con la misma versión de plano, una solución a este problema la encontramos en los programas basados en BIM (Building Information Modeling).

www.plataformaarquitectura.cl Sobre el BIM (CDC Academia)

Una de las grandes ventajas del BIM, es que permite el trabajo colaborativo, es decir, y siguiendo con el ejemplo, cualquier cambio que realice el calculista sobre el tamaño o disposición de pilares y que afecten a otros elementos, el programa lo reconoce y lo comunica, para que desde el punto de vista del diseño se revise y se modifique si es el caso. Ademas, gracias a este tipo de programas, se minimizan los problemas derivados de la duplicidad de documentos, ya que cualquier cambio que se haga en un plano, como mover una ventana que ahora invade un pilar, se reflejará en todos los planos que componen el proyecto. Una herramienta muy potente que permite gestionar documentos del proyecto a la perfección durante todo su ciclo de vida. Sería eterno seguir hablando de las ventajas y funciones de los programas BIM, por ese motivo, si os interesa el tema, os invito a visitar la web de Alberto Cerdán, un experto desde hace años en esta disciplina.


En definitiva, la comunicación es una herramienta poderosa, gracias a la cual, un Project Manager puede motivar, atender a los Stakeholders, cultivar relaciones, le ayuda a resolver conflictos, defender intereses, evitar malas interpretaciones y como habilidad necesaria y fundamental en las negociaciones (tema que trataré a fondo en un futuro post)

"Si no sabéis comunicar bien con los demás, no sabréis convencer ni motivar. Si no sabéis comunicar estaréis mal informados y no podréis dirigir ni controlar con eficacia." (Robert Papin).